¿Qué es un asistente virtual?

Un asistente virtual trabaja en un entorno virtual, a menudo desde una oficina en casa. Ayudan a particulares y a pequeñas y medianas empresas realizando tareas «virtuales» o a distancia. Aunque los asistentes virtuales pueden contratarse a tiempo completo o por proyectos, también son habituales en el mundo corporativo, donde las empresas pueden asignarles servicios como la redacción de informes, la realización de investigaciones, la creación de presentaciones de ventas y muchas más tareas muy especializadas del mundo digital.

¿Por qué debería contratar a un asistente virtual?

La forma más fácil de entender los beneficios de contratar a un asistente virtual es pensar en ellos como un asistente especializado cuyo único propósito es ayudarle con las cosas para las que usted no tiene tiempo o no disfruta haciendo. Una vez que haya echado cuentas de cuánto tiempo y energía necesita para ocuparse de todas las pequeñas tareas que le comen el día, queda claro que contratar a un asistente virtual es tiempo y energía bien invertidos. 

Ventajas de tener un asistente virtual

1. Reducción de la carga de trabajo: Un asistente virtual puede encargarse de tareas administrativas y rutinarias que consumen mucho tiempo, como la gestión de correos electrónicos, la programación de citas, la realización de investigaciones, la preparación de informes, entre otros. Al permitir que un asistente virtual se encargue de estas tareas, se libera tiempo valioso para que la persona o empresa pueda concentrarse en tareas más importantes.
2. Ahorro de costos: Contratar un asistente virtual puede ser más rentable que contratar a un empleado de tiempo completo. No se necesita espacio de oficina adicional, ni se incurre en costos de seguro, prestaciones, entre otros. Además, un asistente virtual se puede contratar por horas o proyectos específicos, lo que permite una mayor flexibilidad y un mejor control de costos.
3. Mejora de la eficiencia: Un asistente virtual está capacitado para realizar tareas de manera rápida y eficiente, lo que puede mejorar la productividad general  y la estrategia de la empresa o persona. Al encargarse de tareas rutinarias y administrativas, el asistente virtual puede permitir que la persona o empresa se centre en tareas que requieren más atención y creatividad.
4. Mayor flexibilidad: Un asistente virtual puede trabajar desde cualquier lugar del mundo, lo que proporciona una mayor flexibilidad en cuanto a horarios y disponibilidad. Además, un asistente virtual puede ser contratado por un período específico, lo que permite una mayor adaptabilidad a las necesidades específicas de la empresa o persona.

En general, contratar un asistente virtual puede proporcionar una mayor eficiencia y productividad, reducir costos y ofrecer una mayor flexibilidad en comparación con la contratación de un empleado de tiempo completo.

Cómo encontrar un programa de asistente virtual

Los programas de asistente virtual se conocen comúnmente como «asistentes» o «asistentes remotos». Estos términos son vagos y a menudo se utilizan indistintamente. Sin embargo, la funcionalidad y las características específicas de los distintos programas de asistente virtual varían bastante, por lo que es importante entender qué distingue a un programa de otro.

Hay algunas cosas que debe tener en cuenta antes de contratar a un asistente virtual. Lo primero y más importante es consultar el historial del programa y averiguar cuánto tiempo lleva funcionando. Lo ideal es encontrar una empresa que lleve al menos un año en el mercado y tenga una amplia base de usuarios. A continuación, debe asegurarse de hacer algunas preguntas sobre la funcionalidad del programa, como qué tipos de tareas realizará el asistente virtual, cuánto costará cada trabajo, cuándo se debe entregar el trabajo, cuántos asistentes virtuales están disponibles al mismo tiempo, qué tipo de soporte tiene el programa de asistente virtual, cómo se puede contactar con el asistente virtual, cómo se puede eliminar al asistente virtual, cómo se puede despedir al asistente virtual o cómo se paga al usuario.

Casos de éxito

• Cymax: Cymax es una empresa de muebles en línea que ha contratado a varios asistentes virtuales para ayudar en su servicio al cliente y tareas administrativas. Los asistentes virtuales han ayudado a la empresa a mejorar la eficiencia y reducir costos, y han permitido que Cymax se concentre en su estrategia de crecimiento.
• Andrea Vahl: Andrea Vahl es una experta en marketing y redes sociales que ha contratado a varios asistentes virtuales para ayudar en su negocio. Los asistentes virtuales han ayudado a Vahl a gestionar su presencia en redes sociales, realizar investigaciones y preparar informes, lo que le ha permitido concentrarse en la creación de contenido y la atención a sus clientes.
• Grupo Coppel: Grupo Coppel es una cadena de tiendas departamentales y financieras en México. La empresa ha contratado asistentes virtuales para ayudar en tareas administrativas y de oficina, como responder correos electrónicos, programar reuniones, actualizar bases de datos y más. Al delegar estas tareas a asistentes virtuales, la empresa ha podido enfocarse en su estrategia de crecimiento y mejorar su competitividad en el mercado. Además, el uso de asistentes virtuales ha permitido a Grupo Coppel reducir costos y mejorar su eficiencia.

4 Agencias de Asistentes Virtuales

1. Upwork: Upwork es una plataforma en línea donde puedes encontrar freelancers y asistentes virtuales de todo el mundo. En Upwork, puedes publicar una oferta de trabajo y recibir propuestas de varios asistentes virtuales interesados. También puedes buscar y contactar a asistentes virtuales directamente.
2. Fiverr: Fiverr es otra plataforma en línea que conecta a empresas y personas con freelancers y asistentes virtuales de todo el mundo. En Fiverr, puedes buscar y contratar asistentes virtuales por proyecto o por hora. También puedes ver los perfiles y las calificaciones de los asistentes virtuales antes de contratarlos.
3. Freelancer.com: Freelancer.com es una plataforma en línea donde puedes encontrar asistentes virtuales y freelancers de todo el mundo. En Freelancer.com, puedes publicar una oferta de trabajo y recibir propuestas de varios asistentes virtuales interesados. También puedes buscar y contactar a asistentes virtuales directamente.
4. TaskBullet: TaskBullet es una plataforma en línea que se enfoca en servicios de asistencia virtual para empresas y empresarios. En TaskBullet, puedes contratar a un asistente virtual para ayudarte en tareas administrativas y de oficina, como atención al cliente, correo electrónico, programación de citas y más.

Conclusión

Los asistentes virtuales son una solución de gran alcance para quienes no tienen tiempo para el trabajo de oficina más tradicional. Los mejores asistentes virtuales son profesionales, tienen experiencia y pueden adaptarse a sus horarios. Contratar a un asistente virtual puede mejorar el equilibrio entre su vida laboral y personal y liberarle para hacer las cosas que le gustan.